Tagungen organisieren

Eine Checkliste für die strukturierte Vor- und Nachbereitung

Sie organisieren eine Tagung und fragen sich, ob Sie bei der Planung an alles gedacht haben? Wir geben Ihnen in diesem Artikel einen Leitfaden für die Organisation an die Hand, stellen die wichtigsten Punkte zusammen und erklären, worauf es bei der Vor- und Nachbereitung einer Tagung ankommt.

Was ist eine Tagung?

Bei einer Tagung handelt es sich um eine ein- oder mehrtägige Zusammenkunft von Fachleuten, Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern, die in einem speziellen Themenbereich arbeiten. Die Veranstaltung dient u.a. der Wissensverbreitung und der Kontaktpflege und umfasst in der Regel 100 bis 200 Teilnehmer. Für die Organisation einer Tagung sind verschiedene Phasen zu planen:

 Vorbereitung

Die Organisation einer Tagung beginnt mit diversen Vorbereitungen, die Sie ca. 12 Monate vor Veranstaltungszeitpunkt in Angriff nehmen sollten. Ein eingebauter Zeitpuffer gibt Ihnen die Sicherheit, nicht in Zeitdruck zu geraten, wenn nicht alles auf Anhieb nach Plan läuft.

 Themenfindung

Den Grundstein einer Tagung bildet das Thema, um welches es bei der Veranstaltung gehen soll. Soll ein spezifisches Thema innerhalb eines Fachbereichs aufgegriffen werden oder wird das Thema offengehalten? Welche Themen beschäftigen Ihren Fachbereich derzeit und bieten allen Beteiligten einen Mehrwert? Steht das Thema fest, können Sie alles andere planen.

 

Terminfestlegung

Nach der Festlegung eines Themas muss ein geeigneter Termin für die Tagung gefunden werden. Überlegen Sie genau, welche Zeiten in Betracht kommen: Welche Tage eignen sich am besten für die geplante Veranstaltung? Soll die Tagung auf einen Wochentag oder auf ein Wochenende fallen? Beachten Sie hier auch, wie evtl. Brücken- und Feiertage fallen.

Location: Ort, Raumverteilung, Sitzordnung, Technik

Stehen das Thema und das Datum fest, gilt es, eine passende Location für die Tagung zu finden. Stellen Sie sich dazu folgende Fragen: Welche Stadt eignet sich besonders für die Durchführung Ihrer Tagung? Welche Veranstaltungsstätte bietet genug Platz und erfüllt alle wichtigen Kriterien, um die Veranstaltung abzuhalten? Wie viele Räume bietet die Location und wie können diese aufgeteilt werden? Welche Sitzordnung ist möglich? Zuletzt spielt auch die Ausstattung der Versammlungsstätte eine große Rolle: Stellt die Location die passende Technik bereit oder müssen Sie bestimmte Geräte separat besorgen?

Die Menschen – Teilnehmer, Dienstleister und Co.

Eine Tagung steht und fällt mit den Teilnehmern und allen anderen Menschen, die an der Veranstaltung beteiligt sind. Überlegen Sie sich genau: Welche Zielgruppen möchten Sie mit der Tagung ansprechen? Wer soll teilnehmen und somit eine Einladung erhalten? Wählen Sie die Referenten und Vortragenden aus und organisieren Sie nach der Zusage passende Unterkünfte für diese. Denken Sie zudem an Dienstleister, die Sie beim Aufbau, bei Lieferungen und anderen Aufgaben am Tagungstag unterstützen.

Bestimmung des Rahmenprogramms

Nach der Festlegung und Zusage der Referenten und Vortragenden können Sie das Rahmenprogramm der Tagung mit den Themen der Präsentationen festlegen. Wann soll welcher Programmpunkt in welchem Raum stattfinden? Wie lange sind Pausen angedacht und wie können diese Pausen von den Teilnehmern verbracht werden?

 

Bewirtung

A propos Pausen: Für die passende Bewirtung sollte natürlich auch gesorgt sein. Suchen Sie sich einen geeigneten Caterer und lassen Sie sich beraten, welches Fingerfood bei Tagungen besonders gut ankommt. Stimmen Sie sich gut mit dem Caterer ab und geben Sie Ihnen Eckdaten für Ihre Wünsche vor.

 

Öffentlichkeitsarbeit

Damit sich die Tagung großer Beliebtheit erfreut, muss diese natürlich öffentlich gemacht und verbreitet werden. Werbemittel, wie Einladungen, Plakate, Programmhefte und Webseiten müssen geplant werden. Ebenfalls sollte die Pressestelle einige Zeit vor der Tagung informiert werden, um Interviews und Fototermine für den Tag zu vereinbaren.

 

Kostenübersicht

Bei der gesamten Planung der Tagung müssen Sie selbstverständlich die Kosten im Auge behalten und die Einnahmen, Ausgaben sowie die Tagungsgebühren kalkulieren. Passen die Location, die Vorträge inkl. Reiseerstattung, die Werbung und weitere Maßnahmen in das Budget? Kümmern Sie sich ebenfalls um mögliche Sponsoren für die Tagung, um die Kosten möglichst gering zu halten.

 

Während der Tagung

Die Vorbereitungen sind getroffen und die Tagung steht vor der Tür. Nun geht es an die Aufgaben, die während der Veranstaltung selbst anfallen.

Besetzung des Empfangs

Am Zeitpunkt der Tagung muss der Empfang besetzt sein, der sich um den Check-In der Teilnehmer kümmert, die Tagungsgebühren einnimmt, die Teilnehmerliste aktualisiert und Abrechnungsfälle vorbereitet.

 

Koordination von Hintergrundarbeiten

Zudem müssen alle Arbeiten und Aufgaben im Hintergrund organisiert und koordiniert werden. Dazu gehören z.B. die Betreuung von Gästen, die Aufstellung von Stellwänden, das Anbringen von Beschilderung, die Einweisung der Liefervorgänge sowie der Garderobendienst.

Nachbereitung

Die Tagung ist vorbei, doch zu einer erfolgreichen Umsetzung gehört auch die effektive Nachbereitung der Veranstaltung.

Abbau der Technik

Im direkten Anschluss an die Veranstaltung müssen die Technik und das andere Equipment abgebaut werden. Geliehene Geräte müssen entsprechend an den Verleih zurückgebracht werden.

 

Abrechnungen

Im Nachgang der Tagung müssen zudem alle Rechnungen beglichen werden. Dazu gehören die Reiseabrechnungen, die Abrechnungen der Dienstleister sowie die der Förderer. Danach wird ein Abschlussbericht erstellt.

 

Auswertungen

Die Auswertung der Teilnehmerliste, der Einnahmen und des Aufbaus der Tagung hilft Ihnen dabei,  die durchgeführten Maßnahmen kritisch zu hinterfragen. So können Sie die nächste Planung Ihrer Tagung optimieren.

Unsere Checkliste

All diese Punkte finden sie zusammengefasst in folgender Checkliste, die Ihnen zum Download zur Verfügung steht.

Wie Sie sehen, gibt es eine Menge Aspekte, die bei der Planung einer Tagung zu beachten sind. Mithilfe unserer Checkliste fällt Ihnen die strukturierte Vor- und Nachbereitung der wissenschaftlichen Veranstaltung leichter. Einer professionellen und erfolgreich geplanten Tagung steht so nichts mehr im Wege!